Als drukke ondernemer heb je soms gewoonweg geen tijd om de telefoon op te pakken. Omdat je druk bent met je werkzaamheden, afspraken bijwoont of onderweg bent. En dat is best zonde, want het kan zomaar een nieuwe klant zijn. Om je hierbij te ondersteunen kun je gebruik maken van een telefoonaanname service. Deze zorgt dat de telefoon altijd wordt opgenomen en dat jouw bedrijf altijd bereikbaar is. Hoe dat werkt? Je leest het in deze blogpost.
Wat doet een telefoonaanname service?
Zo'n telefoonaanname service zorgt ervoor dat de telefoon altijd beantwoord wordt, zodat jij je bezig kunt houden met je eigen werkzaamheden. Je kunt simpelweg de telefoon laten doorschakelen naar de service, waar deskundige medewerkers de vragen van jouw klanten kunnen beantwoorden. Dit kunnen zij doen omdat ze op de hoogte zijn van wat jouw bedrijf te bieden heeft en wat de meest gestelde vragen zijn.
Daarnaast kunnen de medewerkers klanten doorverbinden naar jou of een collega, of een terugbelverzoek aanmaken. Zo kan jij op een later tijdstip dat voor jou het beste uitkomt de klant terugbellen en hem goed te woord staan. Het is mogelijk om de telefoon continue door te schakelen naar de service, maar ook om dit tijdelijk te doen. Misschien heb je bepaalde dagdelen waarvan je weet dat je slecht bereikbaar bent, dan verbind je de telefoon simpel door naar de telefoonaanname service en ben je alsnog goed bereikbaar.
Externe klantenservice
Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is, zul je eerst een kennismakingsgesprek hebben als je kiest voor klantenservice uitbesteden. In dit eerste gesprek kun je doorgeven wat de meest gestelde vragen over jouw bedrijf zijn, instructies geven over hoe de telefoon moet worden opgenomen en uitleggen wat jouw bedrijf inhoudt. Heb je dit allemaal besproken? Dan hoef je de telefoon alleen nog maar door te schakelen.
In het persoonlijke dashboard kun je vervolgens terugvinden wie er gebeld heeft en eventuele notities zien, zodat je op de hoogte blijft van alles en zelf actie kunt ondernemen mocht dat nodig zijn. Kortom, of je nu een kleine zzp'er bent of juist een grote organisatie, met een externe klantenservice kun jij je focussen op je core business en hoef je je geen zorgen te maken over gemiste oproepen. Je krijgt hierdoor niet alleen een professionele uitstraling, je bent ook een stuk productiever! Wist je trouwens dat je bij sommige externe klantenservice bureaus een gratis proefperiode kunt aangaan? Op die manier weet je precies wat je te wachten staat en kun je bekijken of de service iets voor jou en je bedrijf is.